Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, teklif niteliği taşıyan, faturadan önce gönderilen bir ticari belgedir. Bilhassa dış ticarette kullanılan proforma fatura, İngilizcede proforma invoice olarak isimlendirilir.
Proforma faturanın bir nevi ön fatura olduğunu söyleyebiliriz. Nitekim kullanılmasındaki asıl amaç bir alım-satım yapılacağı zaman teklif düzenleyip göndermektir. Proforma faturayı aynı zamanda bir uluslararası satış sözleşmesi olarak da kabul edebiliriz. Zira birçok şirket, satış sözleşmesi yerine proforma fatura düzenlemeyi tercih eder. Proforma faturaya imza atan müşteri, satıcıyla ilgili konu ve üründe anlaşmış sayılır.
Satış öncesinde hazırlanıp sunulan proforma fatura, asıl faturanın kesilmeden önceki son halini ve bilgilerini içerir. Proforma fatura, müşteri için bir ciddiyet göstergesidir. Çünkü ürüne, satıcıya ve satış koşullarına dair tüm bilgilerin açık bir biçimde yer aldığı detaylı ve kaşeli bir proforma fatura, yapılacak alım-satıma ve firmaya duyulacak güveni pekiştirir. Her iki tarafın da onayıyla sonuçlandığında ise olası hataların önüne geçilmesini sağladığı için kolaylık ve pratiklik sağlar.
Proforma faturanın özellikleri nelerdir?
- Proforma fatura diğer fatura türleri gibi mali değer taşımaz.
- Proforma faturanın üzerinde yer alacak bilgiler oldukça önemlidir.
- Her proforma faturanın üzerinde proforma fatura ibaresi yer almalıdır. Üzerinde bu ibarenin yer almadığı proforma faturalar gerçek faturayla karıştırılabilir. Bu durumda asıl faturanın da bir önemi kalmaz.
- Bir fatura düzenleme/kesme programıyla hazırlanan proforma faturalar kolaylıkla faturaya dönüştürülebilir.
- Her durumda hazırlanması zorunlu değildir. Ancak kimi bankacılık ve ihracat işlemlerinde talep edilebilir. Özellikle ihracatta daha çok gerek duyulabilir.
Proforma fatura nasıl düzenlenir?
- Proforma fatura dokümanında mutlaka proforma fatura ibaresi yer almalıdır.
- Proforma faturaya muhakkak fatura tarihi düşülmelidir.
- Proforma faturada ürün ya da hizmetin ne olduğu fiyatlarıyla birlikte açık ve net biçimde yazılmalıdır.
- Proforma faturanın olmazsa olmazlarından biri de satıcı ve alıcı isimleri ile adresleridir.
- Proforma faturada bulunması gereken diğer bilgiler ödeme şekli (LLC, TT, vb.), ürün menşei bilgisi, ürün ağırlığı, ürün özellikleri, sevkiyat ve teslim bilgisi (FOB, CIF, vb.), navlun ve sigorta prim tutarlarıdır.
- Eğer bir ihracat söz konusuysa, proforma faturaya ihracatçı banka bilgileri (IBAN veya swift numarası) da yazılmalıdır.
- Proforma faturayı düzenleyen, faturaya ıslak ya da dijital imzasını da eklemelidir.
Proforma faturada bulunabilecek İngilizce terimler
- Seller / sender: Satıcının unvanı, adresi, telefonu, vergi bilgileri
- Exporter / beneficiary: İhracat yapılıyorsa satıcının unvanı, adresi, telefonu
- Buyer / receiver: Alıcının unvanı, adresi, telefonu, vergi bilgileri
- Description of goods: Malların tanımı
- Airwaybill: Havayolu teslimatı konşimentosu
- QTY/Number of pieces: Ürün sayısı
- Total grossweight: Brüt ağırlık
- Total net weight: Net ağırlık
- Commodity code / TARIFF / GTIP / HS Code: Gümrük godu
- Country of origin: Malın menşei.
- Currency: Para birimi, döviz cinsi
- Terms of payment: Ödeme şekli
- Terms of delivery: Teslimat şekli
